Sprache wirkt

Wenn Informationen fließen sollen, müssen sie flüssig sein. Dabei kommt es wesentlich auf die Sprache an. Ist ein Text gut geschrieben, kann er für jeden verständlich und nachvollziehbar sein. Genau das ist leider oft nicht der Fall.

 

Eine hektisch geschrieben Mail kann zum Bumerang werden, wenn die Nachricht nicht eindeutig formuliert wurde. Wir produzieren Zeitverlust, obwohl wir doch so wenig Zeit haben.

 

In jedem Unternehmen wird viel geschrieben. Tendenz steigend, denn nichts geht mehr ohne E-Mails, schriftliche Dokumentationen, Berichte, Memos, Präsentationen etc.

 

Was tun also, damit mit steigendem Schreib- und Textaufkommen nicht auch die Unklarheiten zunehmen?  

 

  • Plausibilität prüfen
    Jeden Text vor dem Senden noch einmal kurz durchlesen zeigt meist, dass so manche Formulierung noch einfacher sein könnte. Sie erleichtern das Verständnis, wenn Sie sich in den Leser versetzen. Das kostet einen kurzen Moment und erspart Rückfragen. Ermutigen Sie Ihre Kollegen, das gleiche zu tun. Das wirkt Wunder.

 

  • Begriffe vereinheitlichen
    Wir alle wissen, wovon wir reden. Und wir glauben, alle hätten dieselbe Vorstellung von Begriffen und Fachausdrücken. Weil das eine Illusion ist, kommt es zu Unklarheiten. Nehmen Sie eine kleine Liste mit gängigen Fachausdrücken und fragen Kollegen, wie sie diese definieren würden. Wenn sich alle einig sind, arbeiten Sie in einem Musterunternehmen. Wahrscheinlich ist das nicht so. Dann stimmen Sie die Liste mit allen im Betrieb ab, bis verständliche Definitionen gefunden sind. Sie haben jetzt ein brauchbares Glossar, das die Arbeit erleichtert. Damit haben Sie auch den ersten Schritt getan zu einer hausinternen Terminologie, die für ein allgemeines reibungsloses Begriffsverständnis sorgt.

 

  • Referenztexte bereitstellen
    Obwohl in Unternehmen immer mehr geschrieben wird, gibt es selten klare Vorgaben, wie Standardtexte aussehen sollen. Stattdessen kursieren diverse Eigenentwürfe, Abteilungskreationen, Notlösungen und Schnellschüsse von Protokollen, Statusberichten, Vorgangsmeldungen, Dokumentationen, Mails etc. Alles wird immer wieder neu erfunden. Gut gelungene Beispiele, die für alle als Referenz gelten könnten, schlummern auf unbekannten Datenträgern und Schreibtischen. Hier hilft eine Sammlung von Referenztexten, besser noch: ein Sprachleitfaden mit Formulierungsbeispielen, Stil- und Formatvorlagen, quasi eine Corporate Language für den Innendienst. Das spart Zeit, schont die Nerven, und vor allem wird eine Bewusstsein entwickelt für eine strukturierte Sprache im Unternehmen.

 

Alles Luxus?

 

Nein. Das sind handfeste Beiträge zur Prozessoptimierung. Je besser die Verständigung im Unternehmen, desto besser laufen die Geschäfte.